Filtri Gmail: 5 impostazioni semplici per non perdere mai le email importanti tra le newsletter

Una casella Gmail utilizzata per anni può accumulare newsletter, messaggi promozionali, notifiche automatiche e comunicazioni di servizio, rendendo più difficile individuare le email importanti. L’impiego dei filtri di Gmail consente di organizzare i messaggi in modo automatico, riducendo il disordine e facilitando la gestione delle comunicazioni di lavoro, degli acquisti e degli avvisi di sicurezza.

filtri gmail per gestire le newsletter

come creare un filtro automatico

Per separare le newsletter dalla posta principale è possibile creare un filtro configurabile in pochi passaggi. La procedura risulta più rapida utilizzando Gmail da un computer. Dopo aver aperto il servizio nel browser, occorre accedere alle opzioni avanzate della barra di ricerca e impostare i criteri desiderati.

• Aprire Gmail dal browser.
• Selezionare la barra di ricerca e poi Mostra opzioni di ricerca.
• Inserire i criteri nei relativi campi.
• Scegliere Crea filtro.
• Impostare le azioni da applicare ai messaggi.
• Attivare l’opzione per applicare il filtro anche alle conversazioni già presenti.
• Confermare con Crea filtro.

In alternativa, aprendo una newsletter e selezionando il menu con i tre puntini, è possibile scegliere Filtra messaggi simili. Per riconoscere questo tipo di comunicazione sono utili parole come “unsubscribe”, “opt out” e “Substack”. Il filtro può applicare un’etichetta, archiviare i messaggi e impedirne la visualizzazione nella posta in arrivo.

• Saltare la posta in arrivo archiviando il messaggio.
• Applicare un’etichetta e segnare l’email come letta.
• Contrassegnare sempre o mai il messaggio come importante.
• Inserire la comunicazione in una categoria specifica.
• Aggiungere una stella.
• Impedire l’invio nella cartella Spam.

filtri gmail per le email importanti e di lavoro

come dare priorità ai mittenti rilevanti

Le email provenienti da colleghi, familiari, aziende e fornitori possono essere individuate attraverso il campo “Da”. È possibile inserire singoli indirizzi oppure interi domini, così da includere automaticamente tutte le comunicazioni provenienti da una determinata organizzazione.

Un esempio di ricerca può essere: from:[email protected] OR [email protected]. Per un’azienda si può invece utilizzare un dominio come @aziendaimportante.com. Le comunicazioni selezionate possono ricevere l’etichetta “VIP” e rimanere nella posta in arrivo senza essere archiviate.

• Contrassegnare sempre i messaggi come importanti.
• Aggiungere una stella.
• Inserire le email nella categoria Principale.
• Impedire l’invio nella cartella Spam.
• Mantenere i messaggi nella posta in arrivo.

Con l’integrazione di Gemini in Gmail è inoltre possibile ottenere una sintesi delle comunicazioni rilevanti e individuare attività o scadenze presenti nelle email con etichetta VIP o nella categoria Principale.

filtri gmail per ricevute, fatture e acquisti

come organizzare la documentazione fiscale

Ricevute, fatture, conferme d’ordine e comunicazioni relative alle spedizioni possono essere raccolte in un’unica etichetta. Tra i criteri utili rientrano “receipt”, “invoice”, “bill”, “order confirmation”, “shipped”, “tracking number”, “Amazon” e “Walmart”, oltre alle email di conferma dei pagamenti.

In questo modo la ricerca dei documenti necessari per la dichiarazione dei redditi risulta più semplice. Le email possono essere automaticamente archiviate e segnate come lette, evitando che gli aggiornamenti interrompano il lavoro quotidiano. Quando serve, Gemini può aiutare a individuare un ordine specifico all’interno dell’etichetta “Ricevute”.

filtri gmail per notifiche automatiche e messaggi inutili

come gestire le email no-reply

Le notifiche provenienti da applicazioni, social network e siti web possono occupare spazio senza richiedere un’azione immediata. Per raccoglierle è possibile creare un filtro basato su parole come “noreply”, “no-reply”, “notifications” e “do-not-reply”.

Applicando l’azione “Elimina”, questi messaggi vengono rimossi automaticamente e non contribuiscono all’occupazione dello spazio disponibile.

filtri gmail per otp e avvisi di sicurezza

come tenere sotto controllo i codici temporanei

Gli OTP, i codici di verifica, gli avvisi di accesso e le notifiche relative alle consegne sono messaggi importanti, anche se spesso vengono dimenticati dopo l’utilizzo. Un filtro dedicato può applicare l’etichetta “OTP” e riconoscere termini come “OTP”, “verification code”, “one-time”, “sign-in alert”, “security alert” e “new login”.

• Inserire i messaggi nella categoria Principale.
• Impedire l’invio nella cartella Spam.
• Evitare l’archiviazione automatica.
• Mantenere le comunicazioni facilmente visibili.

Dopo aver completato le attività legate a questi messaggi, Gemini può essere utilizzato per eliminare le email presenti nell’etichetta OTP alla fine della settimana.

filtri gmail per una posta in arrivo più ordinata

I filtri di Gmail richiedono una configurazione iniziale, ma permettono di gestire in modo automatico una casella piena di spam, newsletter, notifiche e comunicazioni operative. La suddivisione tramite etichette, archiviazione e priorità consente di mantenere in evidenza le email essenziali e di ridurre il tempo dedicato alla cancellazione manuale dei messaggi.