Script Gmail per eliminare automaticamente notifiche bancarie ed email OTP in pochi secondi

Gmail non elimina automaticamente i messaggi in base alla loro età, fatta eccezione per le email presenti nelle cartelle Spam e Cestino. Per gestire in modo continuativo gli avvisi bancari e i codici monouso, è possibile combinare un filtro di Gmail con un breve Google Apps Script, configurato per spostare nel Cestino i messaggi più vecchi di un determinato numero di giorni.

gmail e cancellazione automatica delle email

Gli avvisi bancari possono contenere per mesi importi delle transazioni e dati relativi al conto, mentre i codici di verifica perdono utilità dopo pochi minuti. Gmail, però, non mette a disposizione un’impostazione personale per eliminare i messaggi dopo un periodo prestabilito.

perché i filtri di gmail non sono sufficienti

I filtri controllano un messaggio quando arriva nella posta in entrata, ma non eseguono nuove verifiche nei giorni successivi. Anche l’operatore di ricerca older_than consente di individuare i messaggi più vecchi, ma l’azione viene applicata soltanto ai contenuti corrispondenti nel momento in cui il filtro viene utilizzato.

Gli account Google Workspace possono contare sull’opzione amministrativa “Email e chat: eliminazione automatica”. Questa funzione non è disponibile negli account personali gratuiti. Le normali procedure di pulizia in blocco, inoltre, risolvono il problema una sola volta e non operano in modo continuativo.

come creare uno script per gmail

La configurazione richiede soltanto un’etichetta dedicata, un filtro e un’attività automatizzata eseguita ogni giorno. Il filtro assegna l’etichetta ai messaggi in arrivo, mentre lo script individua quelli che hanno superato il limite temporale e li trasferisce nel Cestino.

impostazione dell’etichetta e del filtro

• Creare in Gmail l’etichetta denominata auto-trash.
• Configurare un filtro per gli avvisi da gestire, ad esempio cercando l’espressione “verification code” nell’oggetto.
• Impostare l’applicazione automatica dell’etichetta auto-trash.
• Aprire Google Apps Script tramite il sito dedicato e avviare un nuovo progetto, preferibilmente da computer.
• Inserire lo script, mantenendo inizialmente attiva la modalità DRY_RUN.
• Creare un’attivazione basata sul tempo, con esecuzione quotidiana.

Lo script utilizza l’etichetta auto-trash, imposta una soglia iniziale di tre giorni e considera un massimo di 100 conversazioni per esecuzione. La ricerca esclude inoltre le conversazioni contrassegnate con una stella, così da preservare i messaggi selezionati manualmente.

Per gli avvisi bancari può essere più efficace utilizzare l’indirizzo del mittente invece dell’oggetto, perché le banche possono modificare il titolo in base al tipo di notifica, come operazioni con la carta, trasferimenti o accessi. La query può comunque essere adattata alle esigenze della casella.

controlli di sicurezza per il cestino automatico

Prima di autorizzare la rimozione, la modalità DRY_RUN mostra la data e l’oggetto dei messaggi individuati senza spostarli. Questo passaggio permette di verificare che il filtro intercetti soltanto le email corrette.

Il programma non elimina definitivamente le conversazioni: le trasferisce nel Cestino di Gmail, dove restano recuperabili per 30 giorni. L’accesso richiesto è comunque ampio, perché lo script può leggere e spostare i messaggi dell’account. Per questo motivo è importante utilizzare soltanto codice verificato e compreso.

Il limite di 100 conversazioni per esecuzione corrisponde alla quantità massima gestibile in un singolo lotto. Per svuotare un arretrato consistente possono essere necessarie più esecuzioni manuali. In caso di dubbi, l’attivazione quotidiana può essere disabilitata e lo script può essere avviato soltanto dopo aver contrassegnato con una stella le email da conservare.

risultati della gestione automatica delle email

Nei primi avvii, lo script ha spostato nel Cestino circa 300 vecchi avvisi. In seguito, l’etichetta ha mantenuto mediamente tra 10 e 15 messaggi, in base al numero di transazioni e modifiche effettuate sull’account.

Durante la prima settimana sono state trasferite automaticamente circa 30 email. L’impatto sullo spazio di archiviazione è stato ridotto, perché gli avvisi occupano poco, mentre il vantaggio principale riguarda la riduzione del disordine nella posta in arrivo.

Google Apps Script conserva lo storico delle esecuzioni nella pagina Executions. In questo modo è possibile controllare rapidamente l’attività svolta in una determinata giornata e verificare il corretto funzionamento dell’automazione.

tempi consigliati per codici e avvisi bancari

Per una configurazione prudente è preferibile iniziare con un solo tipo di avviso e una finestra temporale breve. Dopo aver verificato i risultati della modalità di prova, il filtro può essere esteso ad altre categorie di email.

I codici monouso possono essere conservati per uno o due giorni, mentre gli avvisi bancari possono richiedere una permanenza di una settimana o più, poiché possono essere utili come registro delle spese. Su Android, Gmail permette inoltre di copiare i codici di verifica direttamente dalla posta in arrivo, rendendo più praticabile una conservazione ridotta degli OTP.