Lo spazio gratuito di Google può esaurirsi anche a causa delle email archiviate in Gmail. Quando la quota disponibile di 15 GB è quasi piena, allegati voluminosi, messaggi promozionali e conversazioni molto datate possono incidere in modo significativo sull’archiviazione. Una pulizia mirata della posta consente di recuperare spazio senza dover ricorrere immediatamente a un abbonamento Google One.
gmail, iniziare dai suggerimenti per la pulizia
Il numero complessivo dei messaggi non rappresenta necessariamente il problema principale. Anche una casella con migliaia di email testuali può occupare poco spazio, mentre gli allegati di grandi dimensioni possono aumentare rapidamente il consumo della memoria disponibile.
L’app Gmail integra uno strumento specifico per individuare i contenuti più pesanti. Dopo aver aperto l’applicazione, occorre selezionare l’icona del profilo nell’angolo superiore destro e scegliere Pulisci spazio. Nella sezione dedicata alle email con allegati voluminosi, il comando Esamina mostra i messaggi che possono essere rimossi.
È possibile selezionare le email non più necessarie e premere Elimina. L’elenco può includere anche messaggi recenti, quindi è indispensabile verificare con attenzione il contenuto prima della cancellazione. Dallo stesso menu si possono inoltre controllare le cartelle Spam e Cestino, eliminando definitivamente i messaggi presenti.
gmail, trovare manualmente le email con allegati
Lo strumento automatico può non individuare tutti i messaggi utili da eliminare, soprattutto quando contengono allegati di dimensioni ridotte. Per una verifica più completa è possibile utilizzare gli operatori di ricerca di Gmail, che permettono di filtrare la posta in base alla presenza e al peso dei file allegati.
i principali operatori di ricerca di gmail
Inserendo has:attachment nella barra di ricerca vengono visualizzate tutte le email che contengono un allegato, indipendentemente dalle dimensioni. Per restringere i risultati è possibile aggiungere un limite di peso, come larger:5MB. La combinazione dei due comandi, has:attachment larger:5MB, mostra invece i messaggi con file superiori a 5 MB.
Il valore numerico può essere modificato in base alla quantità di spazio che si desidera recuperare. Per cercare soltanto gli allegati più vecchi è possibile aggiungere anche un filtro temporale: has:attachment larger:5MB before:2024/01/01. In questo modo vengono individuate le email con allegati superiori a 5 MB ricevute prima del primo gennaio 2024.
La procedura è disponibile sia nell’app Gmail sia nella versione web. Il sito risulta più pratico per analizzare grandi quantità di messaggi su uno schermo più ampio. Dopo l’eliminazione, le email vengono trasferite nel Cestino, che deve essere svuotato per rendere effettivo il recupero dello spazio.
gmail, eliminare le email promozionali e obsolete
Dopo aver rimosso gli allegati più pesanti, è possibile intervenire sui messaggi che occupano meno spazio singolarmente, ma che nel tempo possono accumularsi. Newsletter, comunicazioni promozionali, notifiche dai social network e avvisi di aggiornamento sono tra le categorie che possono essere eliminate quando non risultano più utili.
Nella scheda Promozioni si può selezionare l’intero contenuto oppure utilizzare il filtro older_than:1y category:promotions. Il comando consente di visualizzare le email promozionali più vecchie di un anno, così da cancellare con maggiore precisione i messaggi ormai superati. La stessa operazione può essere eseguita nelle schede dedicate ai social e agli aggiornamenti.
gmail, mantenere la casella ordinata nel tempo
La cancellazione iniziale non impedisce il successivo accumulo di nuove email. Newsletter e messaggi indesiderati possono continuare a occupare spazio, rendendo necessaria una gestione periodica della posta in arrivo.
Nell’app Gmail è disponibile la funzione Gestisci iscrizioni. Per raggiungerla occorre aprire il menu con l’icona a forma di hamburger e selezionare la relativa voce. La schermata mostra gli indirizzi a cui risulta attiva un’iscrizione e, in alcuni casi, anche il numero di messaggi inviati recentemente. È possibile annullare l’iscrizione alle newsletter e alle mailing list non più necessarie.
Per i mittenti che non compaiono nell’elenco, Gmail consente di utilizzare il blocco. Aprendo un messaggio indesiderato, il menu con tre punti permette di scegliere Blocca. Le email future provenienti da quel mittente saranno trasferite direttamente nella cartella Spam e verranno eliminate automaticamente dopo 30 giorni.
gmail, salvare i dati prima della cancellazione
Quando esiste il rischio di rimuovere per errore informazioni importanti, è possibile creare prima una copia dell’intera casella. Attraverso Google Takeout si seleziona Gmail tra i servizi disponibili e si esporta il contenuto della posta nel formato MBOX.
Il file rappresenta una copia di sicurezza da conservare su un computer o su un disco rigido. In questo modo, anche dopo una cancellazione involontaria, resta disponibile un archivio dei messaggi originali.
gmail, usare un secondo account per le nuove email
Un’ulteriore soluzione consiste nell’attivare un secondo account Gmail e impostare l’inoltro automatico dalla casella principale. I nuovi messaggi possono essere reindirizzati all’account aggiuntivo e Gmail può essere configurato per eliminare le email dopo l’inoltro.
Questa procedura rappresenta una soluzione alternativa. Quando possibile, resta preferibile liberare spazio eliminando contenuti non necessari da Google Foto o Google Drive, oppure valutare l’acquisto di spazio aggiuntivo.
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